どうも、BMOです。
資料作りに欠かせないPowerPointですが、自称PowerPointのヘビーユーザー
である、私が選んだPowerPointの便利Tipsを紹介したいと思います。
(1) 書式の統一
資料の書式の統一はとても大事ですよね。
私がよく使うのは、書式のコピーと貼り付けです。
コレを使うと、書式、見た目の統一が効率よくできます。
刷毛のアイコンの、書式のコピー/貼り付けをクリックするのもいいですが
私は、[Ctrl] + [Shift] + C/V のショートカットキーで書式をコピーして、
対象に貼り付けています。
また、フォントを置換する機能もありますので、書式メニューの
フォントの置換(R)を選ぶことで、指定したフォントのみ置換する事ができます。
(2) すばやく印刷プレビューを見る
これは、PowerPointだけではなく、WordやExcelでも使えるTipsです。
PowerPointはWYSWYGな感じなのであまり頻繁に印刷プレビューをチェックする
ことはないのですが、Excelは印刷してみて、『えぇ～!?』という事が多々あり
ます。
そこで、メニューやアイコンから印刷プレビューをするのではなくて、
ショートカットキーを覚えておくと効率がUPすると思います。
[Ctrl] + F2 で、すばやく印刷プレビューを確認できますので、是非
お使いください。
(3) 現在開いているスライドからスライドショーを開始
PowerPoint画面をプロジェクタに映し、議論している内容を反映しつつ
会議を進めるケースがあると思いますが、その時に修正しているスライドを
確認のためスライドショーにしようとして、最初のタイトルページを表示して
しまうことはないですか?
私はよくやってしまいます。
そこで、このショートカットキーを覚えて置いてください。
[Shift] + F5
F5キーのみだと、最初からスライドショーが始まってしまいますが、慌てず
Shiftキーを押しつつ、F5を押すことで編集中のスライドからスライドショーが
始まります。
(4) 複製時のCtrlキーの使用
最後に、これもOffice製品共通というか、Windowsのアプリに結構共通している
機能ですが、データコピー時のCtrlキーの使用です。
図形でも、テキストでも、Ctrlキーを押しながら、ドラッグ&ドロップする
ことで、コピーが可能です。
Ctrlキーを押しながらドラッグした時点で、マウスポインタに『＋』マークが
でたら、コピー可能です。
これを覚えると生産性がはるかに向上します。
更に、Shiftキーを押すことで、縦横を同じにしてコピーもできます。
以上、是非お試しください。