日別アーカイブ: 2009 年 4 月 20 日

PowerPointのTips

どうも、BMOです。

 

資料作りに欠かせないPowerPointですが、自称PowerPointのヘビーユーザー
である、私が選んだPowerPointの便利Tipsを紹介したいと思います。

 
(1) 書式の統一
 資料の書式の統一はとても大事ですよね。
 私がよく使うのは、書式のコピーと貼り付けです。

 

 コレを使うと、書式、見た目の統一が効率よくできます。

 

 刷毛のアイコンの、書式のコピー/貼り付けをクリックするのもいいですが
 私は、[Ctrl] + [Shift] + C/V のショートカットキーで書式をコピーして、
 対象に貼り付けています。

 

 また、フォントを置換する機能もありますので、書式メニューの
 フォントの置換(R)を選ぶことで、指定したフォントのみ置換する事ができます。

 

 

(2) すばやく印刷プレビューを見る
 これは、PowerPointだけではなく、WordやExcelでも使えるTipsです。
 PowerPointはWYSWYGな感じなのであまり頻繁に印刷プレビューをチェックする
 ことはないのですが、Excelは印刷してみて、『えぇ~!?』という事が多々あり
 ます。
 
 そこで、メニューやアイコンから印刷プレビューをするのではなくて、
 ショートカットキーを覚えておくと効率がUPすると思います。

 

 [Ctrl] + F2 で、すばやく印刷プレビューを確認できますので、是非
 お使いください。

 

 

(3) 現在開いているスライドからスライドショーを開始
 PowerPoint画面をプロジェクタに映し、議論している内容を反映しつつ
 会議を進めるケースがあると思いますが、その時に修正しているスライドを
 確認のためスライドショーにしようとして、最初のタイトルページを表示して
 しまうことはないですか?

 

 私はよくやってしまいます。

 

 そこで、このショートカットキーを覚えて置いてください。

 

 [Shift] + F5

 

 F5キーのみだと、最初からスライドショーが始まってしまいますが、慌てず
 Shiftキーを押しつつ、F5を押すことで編集中のスライドからスライドショーが
 始まります。

 

 

(4) 複製時のCtrlキーの使用
 最後に、これもOffice製品共通というか、Windowsのアプリに結構共通している
 機能ですが、データコピー時のCtrlキーの使用です。

 

 図形でも、テキストでも、Ctrlキーを押しながら、ドラッグ&ドロップする
 ことで、コピーが可能です。
 Ctrlキーを押しながらドラッグした時点で、マウスポインタに『+』マークが
 でたら、コピー可能です。

 

 これを覚えると生産性がはるかに向上します。

 

 更に、Shiftキーを押すことで、縦横を同じにしてコピーもできます。

 
以上、是非お試しください。
 
 
 

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